Effiziente Abläufe

Aufgabenbasierter Workflow: Einfache Handhabung. Mehr Flexibilität.

vjoon K4 Version 6 ersetzt das bisherige status-basierte Workflow-Modell der Version K4 5.9. Anstatt dass Benutzer wie bisher Objekte ein- und auschecken und den Status verstellen, teilt dieses neue Modell den Benutzern mit, was sie tatsächlich zu tun haben. Der Benutzer nimmt eine Aufgabe, die ihm zugeteilt wurde, einfach an, führt die notwendigen Arbeiten durch und schließt seine Aufgabe ab. Anschließend leitet das System die entstandenen Objekte und Folgeaufgaben automatisch weiter, so dass Benutzer und Objekte durch die notwendigen Arbeitsabläufe geleitet werden, bis das gewünschte Endergebnis erreicht ist. Wenn eine Aufgabe erfordert, dass der Benutzer ein Objekt bearbeitet, wie beispielsweise eine InCopy-Datei oder ein Foto, wird das Objekt durch die Annahme einer Aufgabe auf den Computer des Benutzers kopiert und mit dem entsprechenden Programm geöffnet. Wenn eine Aufgabe bestimmt, dass Metadaten bearbeitet werden sollen, erscheint ein entsprechender Dialog.

Beliebig viele Workflows, Objekttypen und parallele Aufgaben

Es können beliebig viele Aufgaben parallel ausgeführt werden: Verschiedene Benutzer können die unterschiedlichen Textobjekte in demselben K4 Artikel bearbeiten, während andere Benutzer die Metadaten der Datei ergänzen oder bearbeiten können. Nachdem ein Benutzer mit seiner Arbeit fertig ist, zeigt er dem System einfach an, ob er die Aufgabe erfolgreich durchführen konnte oder nicht. Sobald alle Aufgaben abgeschlossen sind, die mit einem bestimmten Stadium des Objekts innerhalb des vorgegebenen Workflows verbunden sind, wird das Objekt automatisch in den nächsten Status gesetzt. Dies wiederum ruft die nächsten Aufgaben und Zuständigkeiten für das Objekt auf. K4 unterstützt eine unbegrenzte Anzahl von Objektarten und Aufgaben-Workflows. So kann zum Beispiel eine InCopy-Datei für eine kurze Meldung einen anderen Workflow haben als eine InCopy-Datei für einen Hintergrundbericht. Durch das Starten eines Workflows für die entsprechende Objektart über einen Menübefehl kann ein InCopy- oder InDesign-Benutzer auch alle anderen Dateiarten in K4 speichern.

Automatisierte & unabhängige Aufgaben

Das System unterstützt außerdem vordefinierte Automatisierungsaufgaben, wie zum Beispiel den Export per K4 XML Exporter, die automatische PDF-Erstellung über Made ToPrint oder die Ausführung eines benutzerdefinierten Skripts, das automatisch abläuft, sobald eine bestimmte Aufgabe abgeschlossen ist. Darüber hinaus unterstützt das System sogenannte „unabhängige Aufgaben“, die Benutzern mit den entsprechenden Zugriffsrechten erlauben, eine Aufgabe, wenn erforderlich, auch außerhalb des definierten Workflows anzunehmen, wie zum Beispiel das Bearbeiten von Metadaten oder das manuelle Anstoßen von automatisierten Abläufen.

Mehr Produktionssicherheit: Rücksprünge & Notfall-Zuteilungen

Darüber hinaus gibt es in diesem neuen Workflow-Modell sogenannte „Rücksprünge” und „Notfall-Zuteilungen”, so dass Aufgaben in einen früheren Stand zurückgesetzt oder an einen Benutzer übergeben werden können, der für die Lösung eines bestimmten Problems zuständig ist. Mit Hilfe der Rücksprünge kann eine Aufgabe auf einen früheren Stand zurückgesetzt werden, wenn sie nicht abgeschlossen werden kann und zusätzliche Arbeitsschritte erfordert. Mit Hilfe der Notfall-Zuteilungen können Aufgaben, bei denen ein Problem auftritt, an jemanden weitergeleitet werden, der das Problem lösen kann.
Das neue Workflow-Modell ermöglicht außerdem die Festlegung von Abhängigkeiten zwischen Workflows für unterschiedliche Objektarten, die einander beeinflussen können. Ein Layout kann zum Beispiel seinen finalen Status erst erreichen, wenn alle platzierten Objekte wie Artikel, Bilder und Bildunterschriften im Layout ihren finalen Stand erreicht haben. Sobald alle Aufgaben abgeschlossen sind, die mit einem bestimmten Stadium des Objekts innerhalb des vorgegebenen Workflows verbunden sind, wird das Objekt automatisch in den nächsten Status gesetzt. Das wiederum bestimmt die nächsten Aufgaben und Zuständigkeiten für das Objekt.